KVKK Başvuru ve Yanıt Prosedürü

Ayak Fonksiyonu KVKK Başvuru ve Yanıt Prosedürü

Bu prosedür, Ayak Fonksiyonu bünyesinde; hizmet alan kişiler, danışanlar, ziyaretçiler, refakatçiler, çalışanlar, çalışan adayları, stajyerler ve diğer ilgili kişilerin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 11. maddesi kapsamındaki haklarını kullanmaları için yapacakları başvuruların değerlendirilme sürecini ve Ayak Fonksiyonu tarafından verilecek yanıtların esaslarını belirlemek amacıyla hazırlanmıştır.

1. AMAÇ VE KAPSAM

Bu prosedürün amacı, Ayak Fonksiyonu tarafından işlenen kişisel verilere ilişkin “İlgili Kişi” başvurularının mevzuata uygun şekilde alınması, incelenmesi, değerlendirilmesi ve sonuçlandırılması sürecini tanımlamaktır.

Ayak Fonksiyonu; ayak sağlığı, podolojik değerlendirme, basış ve yürüyüş analizi, tabanlık değerlendirme, randevu yönetimi, danışan kayıtları, personel süreçleri, ziyaretçi kayıtları ve dijital iletişim süreçleri kapsamında işlenen kişisel verileri KVKK ve ilgili mevzuata uygun şekilde işler, saklar ve korur.

Bu prosedür; hizmet alan kişiler, danışanlar, çalışanlar, çalışan adayları, stajyerler, ziyaretçiler, refakatçiler, tedarikçiler ve kişisel verileri Ayak Fonksiyonu tarafından işlenen tüm ilgili kişileri kapsar.

2. VERİ SORUMLUSU BİLGİLERİ

3. BAŞVURU YÖNTEMLERİ VEYA KANALLARI

İlgili kişiler, KVKK kapsamındaki haklarını kullanmak amacıyla Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’e uygun olarak aşağıdaki yöntemlerden biriyle başvuru yapabilir:

• Yazılı Başvuru: Islak imzalı dilekçe ile Hunat Mahallesi Nuh Naci Yazgan Caddesi No:3 Melikgazi/KAYSERİ adresine elden teslim edilebilir veya noter aracılığıyla gönderilebilir.
• Kayıtlı Elektronik Posta (KEP): gokkusagiibnisina@hs03.kep.tr adresine güvenli elektronik imza ile başvuru yapılabilir.
• E-Posta Yöntemi: Ayak Fonksiyonu sistemlerinde kayıtlı bulunan e-posta adresi üzerinden info@ibnisinahastanesi.com adresine başvuru gönderilebilir.

Başvurularda; ad, soyad, T.C. kimlik numarası, iletişim bilgileri, talep konusu ve talebe ilişkin açıklamaların açık ve anlaşılır şekilde belirtilmesi gerekir.

ÖNEMLİ GÜVENLİK NOTU: Sağlık verilerinin ve özel nitelikli kişisel verilerin gizliliği gereği, başvuru sahibinin kimlik teyidi yapılmadan herhangi bir kişisel veri paylaşımı yapılmaz. Gerekli hallerde başvuru sahibinden T.C. kimlik kartı ibrazı, noter onayı, güvenli elektronik imza veya ek doğrulama bilgileri talep edilebilir.

4. BAŞVURU KAPSAMINDAKİ YASAL HAKLAR

KVKK’nın 11. maddesi uyarınca ilgili kişiler Ayak Fonksiyonu’na başvurarak aşağıdaki haklarını kullanabilir:

1. Kişisel verisinin işlenip işlenmediğini öğrenme.
2. Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme.
3. Kişisel verilerin işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme.
4. Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme.
5. Eksik veya yanlış işlenen kişisel verilerin düzeltilmesini isteme.
6. KVKK madde 7 kapsamında kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme.
7. Düzeltme, silme veya yok etme işlemlerinin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme.
8. İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme.
9. Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğranması halinde zararın giderilmesini talep etme.

5. SAĞLIK VERİLERİ VE YASAL SAKLAMA YÜKÜMLÜLÜKLERİ

Ayak Fonksiyonu tarafından sunulan hizmetler kapsamında işlenen sağlık verileri, özel nitelikli kişisel veri niteliğindedir. Bu veriler; ayak sağlığı hizmetlerinin yürütülmesi, podolojik değerlendirme yapılması, basış ve yürüyüş analizi süreçlerinin yönetilmesi, danışan kayıtlarının tutulması ve hizmet sürecinin takibi amacıyla işlenebilir.

İlgili kişilerin kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya işlenmesine itiraz edilmesi yönündeki talepleri değerlendirilirken; sağlık mevzuatı, vergi mevzuatı, ticari kayıt yükümlülükleri, iş mevzuatı, iş sağlığı ve güvenliği hükümleri ve diğer yasal saklama zorunlulukları dikkate alınır.

Yasal saklama süresi devam eden kayıtlar, ilgili kişinin talebi üzerine doğrudan silinemez. Bu durumda ilgili kişiye, verilerin hangi mevzuat veya hukuki gerekçe kapsamında saklanmak zorunda olduğu açık ve anlaşılır şekilde bildirilir.

Yasal saklama süresi sona eren veya işlenme amacı ortadan kalkan kişisel veriler, Ayak Fonksiyonu’nun Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası doğrultusunda silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

6. BAŞVURUNUN ALINMASI VE KAYDA GEÇİRİLMESİ

Ayak Fonksiyonu’na ulaşan KVKK başvuruları, başvuru tarihi esas alınarak kayıt altına alınır. Başvurunun kayda alınması sırasında aşağıdaki parametreler işlenebilir:

• Başvuru sahibinin adı ve soyadı.
• Başvuru tarihi ve yöntemi.
• İletişim bilgileri ve talep konusu.
• Başvurunun hangi ilgili kişi grubuna ait olduğu.
• Başvurunun sonuçlandırılma tarihi ve verilen yanıtın özeti.

Başvuru eksik bilgi veya belge içeriyorsa, başvurunun sağlıklı şekilde değerlendirilebilmesi için ilgili kişiden ek bilgi veya belge talep edilebilir.

7. BAŞVURUNUN İÇSEL DEĞERLENDİRİLMESİ

Başvuru, talebin niteliğine göre ilgili birimler tarafından incelenir. Gerekli hallerde danışan kayıtları, randevu kayıtları, ödeme ve faturalandırma kayıtları, personel kayıtları, kamera kayıtları, dijital işlem kayıtları veya ilgili diğer belgeler kontrol edilir.

Başvurunun değerlendirilmesinde aşağıdaki hususlar hassasiyetle dikkate alınır:

• Başvuru sahibinin kimlik doğrulamasının yapılıp yapılmadığı.
• Talebin KVKK madde 11 kapsamına girip girmediği.
• Talep edilen kişisel verinin Ayak Fonksiyonu tarafından işlenip işlenmediği.
• Verinin işlenme amacı, hukuki sebebi ve yasal saklama süresinin durumu.
• Talebin yerine getirilmesinin başka kişilerin hak ve özgürlüklerini etkileyip etkilemediği.
• Talebin mevzuata uygun olarak yerine getirilip getirilemeyeceği.

Gerekli görülmesi halinde talep, hukuk danışmanı veya yetkili kişi tarafından ayrıca değerlendirilir.

8. YANIT SÜRECİ VE MEVZUATSAL SÜRE

KVKK başvuruları, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz (30) gün içinde sonuçlandırılır. Yanıt, başvuru sahibinin tercih ettiği başvuru kanalına uygun şekilde yazılı veya elektronik ortamda iletilebilir.

• Talebin kabul edilmesi halinde gerekli işlem yapılır ve ilgili kişiye bilgi verilir.
• Talebin reddedilmesi halinde ret gerekçesi açık, anlaşılır ve mevzuata uygun şekilde ilgili kişiye bildirilir.
• Başvurunun eksik bilgi veya belge içermesi nedeniyle işlem yapılamaması halinde ilgili kişiden ek bilgi talep edilebilir.

9. BAŞVURUNUN REDDEDİLEBİLECEĞİ HALLER

Ayak Fonksiyonu, aşağıdaki hallerde ilgili kişinin talebini gerekçesini açıklayarak reddedebilir:

• Talebin KVKK madde 11 kapsamında olmaması.
• Başvuru sahibinin kimliğinin doğrulanamaması.
• Talebin başka kişilerin hak ve özgürlüklerini ihlal etme ihtimali bulunması.
• Verinin yasal saklama süresinin devam etmesi veya saklanmasının kanuni bir yükümlülük olması.
• Talebin açıkça kötüye kullanılması veya ölçüsüz olması.
• Başvurunun eksik bilgi içermesi ve ek bilgi talebine rağmen tamamlanmaması.
• Talebin yerine getirilmesinin hukuken veya fiilen mümkün olmaması.

10. ÜCRET POLİTİKASI

KVKK başvurularının yanıtlanması kural olarak ücretsizdir. Ancak başvurunun yanıtlanması ayrıca bir maliyet gerektirirse, Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen tarifedeki ücret talep edilebilir. Örneğin; çok sayıda belge fotokopisi, CD, USB bellek, özel arşiv taraması veya benzeri ek maliyet gerektiren işlemler için mevzuatta belirtilen sınırlar dahilinde ücret talep edilebilir.

11. KİŞİSEL VERİLERİN GÜVENLİĞİ

Başvurular kapsamında elde edilen kişisel veriler, yalnızca başvurunun değerlendirilmesi ve sonuçlandırılması amacıyla işlenir. Başvuru sürecinde kişisel verilere erişim, sadece yetkili kişilerle sınırlıdır.

Sağlık verileri ve özel nitelikli kişisel veriler, gizlilik ilkesi ve gerekli teknik/idari tedbirler çerçevesinde korunur. Kimlik teyidi yapılmadan üçüncü kişilere veya yetkisiz kişilere kişisel veri aktarımı kesinlikle yapılmaz.

12. KAYIT, ARŞİVLEME VE YÜRÜRLÜK

KVKK başvuruları, verilen yanıtlar ve başvuruya ilişkin belgeler, hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve olası uyuşmazlıklarda ispat amacıyla mevzuata uygun süre boyunca saklanır. Saklama süresinin sona ermesi halinde başvuru kayıtları, Ayak Fonksiyonu’nun Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası doğrultusunda silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

Bu prosedür, Ayak Fonksiyonu yönetimi tarafından onaylandığı tarihte yürürlüğe girer. Mevzuat değişiklikleri, hizmet süreçlerindeki değişiklikler ve teknik gereklilikler doğrultusunda prosedür periyodik olarak gözden geçirilir ve gerekli hallerde güncellenir.